A legtöbb munkahelyen a kommunikáció egyik fő csatornája az email. Ha nemzetközi kapcsolatokkal rendelkezik a cég, akkor gyakran írásban kommunikálnak a partnerek. Ha még nem találkoztunk személyesen az ügyfelünkkel, akkor van pár neuralgikus pont, amire mindenképpen oda kell figyelnünk.

1. Nyelvtani vagy helyesírási hiba. Mielőtt elküld egy mailt a kollégájának, vagy ügyfelének, mindenképpen ellenőrizze le a helyesírást. Annak ellenére, hogy nem sajtós, még ügyelnie kell a hibátlan helyesírásra. Ha félbeszakítják vagy elkalandozik a figyelme, akkor elképzelhető, hogy ragozási hibákat vét, ami a profizmus hiányát fogja sugallni. 

A visszatérő helyesírási hiba már az értelmi képességeit vonja kétségre.

2. Pontatlan címzés. Ha valaki a keresztnevével írja alá az e-mailt, akkor természetesen mi is megszólíthatjuk így a levelünk kezdetén. Ha valaki teljes névvel írja alá az e-mailt, akkor ajánlott hivatalosabb stílusban, szintén ekként válaszolni. Kivéve, ha minket keresztnevünkön szólított.

3. Felesleges felkiáltó jelek és emojik. Nincs is annál veszélyesebb, ha túl sok emojit használunk azért, hogy kedvesnek tűnjünk. A másik szemében azonban túlságosan érzelmesnek, temperamentumosnak vagy kihívónak tűnhetünk. Bár az egyszerű stílus túlságosan komolynak tűnhet, de biztosan nem félreértelmezhető.

4. Dőlt betűk, háttérszín, színes betűk, kiemelt cirádás aláírás. Jó hír, már nem a 90’-es években élünk, úgyhogy nem kell kihasználni az Office csomag összes design elemét, csak mert van. Aláírás nagyban és rózsaszínben.

Válasz: Soha.

5. Válasz mindenkinek. Ha véletlenül nyomja meg ezt a gombot, akkor biztos lehet benne, hogy folyosói viccelődés céltáblája lesz. A hír terjedni fog a kollégái között, aminek a vége az lesz, mintha nem tudná használni az internetet.

6. Folyamatosan sürgősnek jelölni a bejövő üzeneteket. Legyünk őszinték, egyszerűen semmi értelme.

7. Hosszú, valahonnan előrángatott idézetek. Eléggé kiábrándító, pláne amikor ugyanazzal az emberrel beszélünk újra és újra. Nem fogunk sokkal intelligensebbnek tűnni, ha folyton Coelhot idézünk.